Excel do Básico ao Intermediário

Primeiros passos no Excel

O Excel é a ferramenta mais usada no mundo para organizar números, listas e cálculos. Saber usá-lo bem aparece em quase todo anúncio de emprego na área administrativa. Neste módulo você vai conhecer a tela do programa e aprender a digitar e salvar os seus primeiros dados.

A tela do Excel

• Faixa de opções (Ribbon): as abas Página Inicial, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibir, cada uma com seus botões.
• Caixa de nome: mostra o endereço da célula selecionada (por exemplo, B4).
• Barra de fórmulas: mostra o conteúdo real da célula, que pode ser um valor ou uma fórmula.
• Colunas (letras), linhas (números) e células (o cruzamento, como A1).
• Guias de planilha: na parte de baixo, permitem ter várias planilhas no mesmo arquivo.

O arquivo do Excel é chamado de pasta de trabalho e tem a extensão .xlsx. Dentro dele, cada aba é uma planilha.

Digitando dados

Clique na célula, digite e pressione Enter (desce uma célula) ou Tab (anda para a direita). Para corrigir, clique duas vezes na célula ou use a tecla F2. A tecla Esc cancela a digitação.

O Excel reconhece três tipos principais de conteúdo:

Selecionar, copiar e preencher

• Selecione arrastando o mouse ou com Shift + setas.
• Ctrl+C, Ctrl+V e Ctrl+X funcionam como em qualquer programa.
• Alça de preenchimento: o quadradinho no canto inferior direito da seleção. Arraste para copiar o conteúdo ou continuar uma sequência (1, 2, 3...; janeiro, fevereiro...; segunda, terça...).
• Ctrl+Z desfaz qualquer erro.

Organizando a planilha

• Coloque títulos na primeira linha de cada coluna e um dado por coluna.
• Não deixe linhas nem colunas totalmente vazias no meio dos dados.
• Uma informação por célula: separe nome, telefone e cidade em colunas diferentes.
• Renomeie as guias clicando duas vezes nelas e use nomes claros.

Salvar

Use Ctrl+S com frequência. Em "Salvar como", escolha a pasta e o nome. Além do .xlsx, é possível salvar em .csv (texto separado por ponto e vírgula, usado para trocar dados entre sistemas) e exportar em PDF. No Google Planilhas, o arquivo salva sozinho na nuvem.

Formatação e apresentação dos dados

Uma planilha bem formatada é mais fácil de ler e evita erros de interpretação. Neste módulo você vai aprender a ajustar colunas, aplicar formatos de número, destacar informações e deixar a planilha pronta para imprimir.

Ajustes básicos

• Largura da coluna: arraste a linha entre as letras ou dê um clique duplo para ajustar automaticamente ao conteúdo. Quando aparecem ####, é porque a coluna está estreita demais para o número.
• Altura da linha: mesma lógica, entre os números das linhas.
• Quebrar texto automaticamente: faz o texto longo caber na célula em várias linhas.
• Alinhamento: horizontal e vertical, na aba Página Inicial.
• Mesclar células: útil em títulos, mas evite dentro da área de dados, porque atrapalha filtros, classificação e fórmulas.

Formatos de número

O formato muda apenas a aparência; o valor continua o mesmo por trás.

Deixando a planilha legível

• Destaque a linha de títulos com negrito e cor de preenchimento.
• Use bordas para delimitar a tabela, sem exagero.
• Congelar painéis (aba Exibir): mantém a linha de títulos visível ao rolar a planilha.
• Use cores com moderação e com significado, e não apenas enfeite.
• O Pincel de Formatação copia a formatação de uma célula para outras.

Formatação condicional

Faz o Excel colorir as células automaticamente conforme uma regra. Exemplos: destacar em vermelho os valores acima de R$ 1.000,00; marcar as datas vencidas; usar barras de dados ou escalas de cor para comparar valores visualmente. Fica em Página Inicial → Formatação Condicional.

Preparando para imprimir

• Layout da Página: defina orientação (retrato ou paisagem), margens e tamanho do papel.
• Área de impressão: imprime somente o intervalo selecionado.
• Imprimir títulos: repete a linha de cabeçalho em todas as páginas.
• Ajustar para 1 página de largura evita colunas sozinhas em folhas separadas.
• Use Ctrl+P e confira a visualização antes de imprimir.

Fórmulas e funções básicas

Aqui o Excel deixa de ser uma tabela bonita e passa a trabalhar por você. Uma fórmula bem feita recalcula tudo sozinha quando os dados mudam.

Como escrever uma fórmula

Toda fórmula começa com o sinal =. Os operadores são: + soma, - subtração, * multiplicação, / divisão, ^ potência. A ordem das operações segue a matemática: primeiro o que está entre parênteses, depois potência, depois multiplicação e divisão, e por último soma e subtração.

Em vez de digitar os números, use os endereços das células: escreva =A2*B2, e não =10*3. Assim, quando o valor mudar, o resultado se atualiza sozinho.

Atenção: na configuração brasileira, o separador dos argumentos das funções é o ponto e vírgula: =SOMA(A1;B1). O intervalo usa dois-pontos: A1:A10 significa "de A1 até A10".

Funções essenciais

O botão AutoSoma (Σ) insere a função SOMA automaticamente no fim de uma coluna ou linha de números.

Referência relativa e absoluta

Ao copiar uma fórmula para baixo, o Excel ajusta as referências: =A2*B2 copiada para a linha de baixo vira =A3*B3. Isso é a referência relativa, e costuma ser o que queremos.

Quando uma célula deve ficar fixa (por exemplo, a célula que guarda o percentual de desconto), use o cifrão: =B2*$F$1. Isso é a referência absoluta. A tecla F4 insere os cifrões rapidamente. Também é possível fixar só a coluna ($F1) ou só a linha (F$1).

Erros mais comuns

Funções condicionais, de texto e de data

Estas funções fazem a planilha "pensar": classificar situações, somar apenas o que interessa, organizar textos e calcular prazos. São as mais pedidas no dia a dia do trabalho.

A função SE

A função SE testa uma condição e devolve um resultado se ela for verdadeira e outro se for falsa:

=SE(condição; valor se verdadeiro; valor se falso)

• =SE(B2>=7;"Aprovado";"Reprovado")
• =SE(C2=0;"Sem estoque";"Disponível")
• =SE(D2<HOJE();"Atrasado";"Em dia")

Os textos dentro das fórmulas ficam entre aspas. É possível encaixar um SE dentro do outro para mais de duas situações, e combinar com E e OU: =SE(E(B2>=7;C2>=75);"Aprovado";"Reprovado").

Contar e somar com condição

Funções de texto

• & (e comercial) junta textos: =A2&" "&B2 une nome e sobrenome. A função CONCAT faz o mesmo.
• MAIÚSCULA, MINÚSCULA e PRI.MAIÚSCULA mudam a caixa das letras.
• ARRUMAR remove os espaços extras.
• ESQUERDA, DIREITA e EXT.TEXTO extraem pedaços de um texto: =ESQUERDA(A2;3).
• NÚM.CARACT conta os caracteres.

Funções de data

• =HOJE() mostra a data de hoje, sempre atualizada; =AGORA() traz data e hora.
• Como as datas são números, basta subtrair para saber quantos dias há entre elas: =B2-A2.
• DIA, MÊS e ANO extraem cada parte: =MÊS(A2).
• Para saber quantos dias faltam para um vencimento: =A2-HOJE().

Organizar e analisar listas de dados

Quando a planilha cresce, você precisa de ferramentas para ordenar, filtrar, evitar erros de digitação, buscar informações em outra tabela e resumir tudo rapidamente.

Classificar e filtrar

• Classificar (aba Dados) coloca os dados em ordem alfabética, numérica ou por data. Selecione qualquer célula da tabela antes, para que todas as colunas sejam reorganizadas juntas. Classificar só uma coluna bagunça a planilha inteira.
• Filtro (Ctrl+Shift+L) coloca setinhas nos títulos e permite mostrar apenas as linhas que interessam: um mês, uma categoria, valores acima de X. O filtro esconde linhas, sem apagá-las.

Tabela

Selecione os dados e use Ctrl+T para transformá-los em uma Tabela. Vantagens: formatação automática, filtros já ativados, linha de totais e, principalmente, fórmulas e gráficos que crescem sozinhos quando você acrescenta novas linhas.

Limpeza de dados

• Remover duplicatas (aba Dados) apaga linhas repetidas. Faça uma cópia da planilha antes.
• Localizar e substituir (Ctrl+L e Ctrl+U) corrige erros em massa.
• Texto para colunas separa em colunas o que veio tudo junto em uma só.
• ARRUMAR elimina espaços invisíveis que atrapalham as buscas.

Validação de dados

Em Dados → Validação de Dados, você define o que pode ser digitado em uma célula: uma lista de opções (criando uma caixa de seleção), apenas números dentro de um intervalo, apenas datas. Isso evita erros de digitação e padroniza a planilha, o que é essencial quando outras pessoas também preenchem.

Procurar informações em outra tabela

A função PROCV busca um valor na primeira coluna de uma tabela e retorna a informação de outra coluna da mesma linha:

=PROCV(valor procurado; intervalo da tabela; número da coluna; 0)

Exemplo: =PROCV(A2;Produtos!A:D;3;0) procura o código da célula A2 na tabela Produtos e traz o que estiver na terceira coluna, que pode ser o preço. O 0 no final pede a correspondência exata, que é o que se usa na maioria dos casos. Se o valor não for encontrado, aparece #N/D; para tratar isso, envolva com SEERRO: =SEERRO(PROCV(...);"Não encontrado").

Nas versões mais novas do Excel e no Google Planilhas existe a função PROCX (XLOOKUP), mais simples e flexível, que não exige contar colunas e também procura para a esquerda.

Tabela dinâmica

A tabela dinâmica resume grandes listas em poucos cliques: total de vendas por vendedor, gastos por categoria e por mês, quantidade de atendimentos por setor. Selecione os dados e vá em Inserir → Tabela Dinâmica; depois arraste os campos para as áreas Linhas, Colunas, Valores e Filtros. Para funcionar bem, os dados precisam estar organizados como uma lista, com títulos na primeira linha e sem células mescladas.

Gráficos, produtividade e boas práticas

Um bom gráfico mostra em segundos o que uma tabela levaria minutos para explicar. Neste módulo final você vai aprender a criar gráficos, ganhar velocidade com atalhos e cuidar da segurança das suas planilhas.

Criando um gráfico

Selecione os dados, incluindo os títulos, e vá em Inserir → Gráfico. Depois, ajuste o título, os rótulos e as cores. Escolha o tipo de acordo com o que você quer mostrar:

Boas práticas: um gráfico, uma mensagem; sempre com título claro e unidades; eixo de valores começando no zero nos gráficos de colunas; e nada de efeitos 3D, que distorcem a leitura.

Atalhos que aceleram o trabalho

Proteger e compartilhar

• Proteger planilha (aba Revisão) impede alterações em células travadas, deixando livres apenas as de preenchimento.
• É possível proteger o arquivo com senha. Guarde-a bem: sem ela, não há como abrir.
• No Google Planilhas e no OneDrive, várias pessoas podem editar ao mesmo tempo, e o histórico de versões permite voltar atrás.
• Antes de enviar uma planilha para fora da empresa, remova dados pessoais desnecessários e abas de rascunho.

Boas práticas para não se perder

• Separe os dados brutos dos relatórios: uma aba para a lista, outra para os resumos.
• Documente as fórmulas complicadas com um comentário ou uma célula de observação.
• Nunca digite valores "na mão" dentro de uma fórmula que depende de dados que mudam.
• Confira os resultados: um total absurdo costuma ser sinal de intervalo errado.
• Faça cópias de segurança e use nomes de arquivo com data.

Avaliação final

São 18 questões sobre os 6 módulos. Para ser aprovado(a) e poder emitir o certificado, você precisa acertar pelo menos 13. Você pode refazer a prova quantas vezes quiser.

Conclua os 6 módulos para liberar a avaliação.